Sin despachos, sin papeles y sin horarios. Las oficinas abiertas llegan directamente de Silicon Valley a nuestro país. En ellas trabajan entusiastas jovénes ‘millennials´con ‘jefes de toda la vida’. Bienvenidos al mundo ‘posdespacho’. Por Carlos Manuel Sánchez / Fotos: Getty Images

¿Se imagina a su jefe sentado en un balón de pilates bebiéndose un batido detox que él mismo se acaba de preparar en la cocina de la ‘ofi’ mientras usted le presenta un informe? ¿No? Pues en compañías como Google, dirigidas por descamisados (y descorbatados) millennials, esta escena es rutinaria.

O viceversa, es usted el que manda. Y un empleado llega media hora tarde. Usted le pide explicaciones y, lejos de excusarse, lo mira con infinita conmiseración, como si usted no entendiera de qué va esto. En tal caso, usted convive con empleados millennials que, por edad, podrían ser sus hijos y cuya máxima ambición profesional no es ocupar su sillón, como fue toda la vida, sino que el trabajo no los distraiga de vivir.

Sea como fuere, en las grandes empresas se está produciendo un choque generacional. Directivos de la vieja guardia se encuentran al frente de subordinados en los cuadros intermedios que son, por trayectoria y convicción, unos insubordinados. O al revés, alguien que acaba de cumplir los treinta manda sobre empleados de quintas anteriores que hacen las cosas ‘como siempre se han hecho’. Ambos escenarios plantean desafíos en la gestión. ¿Están preparadas las empresas para sacarle partido a estas plantillas intergeneracionales?

El nuevo espacio intergeneracional

Los años van pesando… La edad media de los que se sientan en los consejos de administración de las empresas del Ibex es de 61 años, según la compañía de cazatalentos Heidrick and Struggles. Si por estos lares es raro ver a cuarentones en la cúpula, como sucede en Estados Unidos, ver a treintañeros como Mark Zuckerberg (Facebook) resulta insólito. Pero las matemáticas son tozudas. En 2020, los millennials supondrán la mitad del personal laboral del planeta.

La oficina abierta se inventa en Alemania como reacción al orden y mando de los nazis

No solo es una cuestión de edad o de estilo -a ellos no se les forma un nudo en la garganta si no llevan una corbata que anudar-, también lo es de filosofía. Los millennials tienen otra cultura empresarial. Según una encuesta de la Universidad de Harvard, quieren ser jefes no por la ‘pasta’, sino por la oportunidad de influir en las decisiones de su empresa, de marcar la diferencia. Y la plasmación más rompedora de esa nueva cultura es el open space.

Escritorios calientes

El concepto open tiene dos vertientes. Una es arquitectónica y afecta a la noción misma de oficina, al territorio laboral. Es el open plan. Los espacios diáfanos, minimalistas, sin despachos… La otra se refiere a la gestión; a la manera de plantear las reuniones, de exponer las ideas sin resultar un tostón. Se llama ‘desconferencia’. Ambas están imbricadas. Y asociadas a un nuevo ecosistema en el que las jerarquías implosionan y las relaciones son horizontales, de igual a igual. Ya no se sabe muy bien de dónde emana la autoridad, pero sí que los galones se ganan liderando un proyecto. Algo que no se consigue echándole horas, sino aprovechándolas.

El concepto open space se ha puesto de moda porque Silicon Valley lo ha adoptado y el resto del mundo empresarial se esfuerza en metabolizarlo. Pero no es nuevo. La oficina abierta se inventa en Alemania después de la Segunda Guerra Mundial, como reacción al ‘ordeno y mando’ vertical impuesto por los nazis. Y en los años sesenta la idea la retoma Frank Duffy, un arquitecto británico. «Había muchas plantas, alguna alfombra y una disposición orgánica de las mesas», recordaba en una entrevista de la BBC. ¿Un pelín precario? Puede… Pero Norman Foster no hubiera podido visualizar la nueva supersede de Apple que se inaugura el mes que viene -con un estanque, tres kilómetros de caminos para pasear y 9000 árboles- si aquellos alemanes no hubieran puesto unas macetas.

Los detractores señalan como inconveniente la falta de privacidad y las distracciones constantes

Hasta entonces, las oficinas se organizaban como un aula de colegio, con hileras de escritorios para los subalternos. Y un despacho para el jefe en un rincón, que si además tenía ventana y secretaria ya era la monda. Los pioneros del open space copian una idea de la Marina, la de la ‘cama caliente’ -en los submarinos había más tripulantes que literas, así que el que salía de guardia dormía en el catre que acababa de abandonar el que entraba-. En este caso, es el ‘escritorio caliente’. No hay puestos fijos. Los empleados ocupan el primero que ven libre.

Territorio común: la oficina se convierte en una espacio diáfano, con la idea de falicitar la comunicacion y el flujo de ideas

Este tipo de oficina fomenta el debate y el espíritu de equipo, ahorra gastos y se acomoda bien a los horarios flexibles, argumentan sus partidarios. Se facilitan las microrreuniones espontáneas entre personal de diversos departamentos, lo que incentiva las soluciones imaginativas.

Adiós a la confidencialidad

Pero los detractores señalan los inconvenientes. Las distracciones constantes, la falta de privacidad para reuniones con clientes… Y, sobre todo, el barullo, que frena la productividad.

En el otro extremo tampoco es fácil. Cuando los ordenadores convirtieron la oficina en una especie de scriptorium medieval, con absortos empleados tan atentos a sus pantallas como los monjes a sus códices, el problema pasó a ser el silencio. Un silencio que impide, por ejemplo, conversaciones telefónicas con un mínimo de confidencialidad. Y todavía hay otra pega. En una charla de las célebres conferencias TED, la escritora y abogada Susan Cain señala que «las oficinas abiertas están diseñadas para personas extrovertidas que necesitan muchos estímulos». Los introvertido y precisan de otro tipo de ambiente para que aflore su talento. Los suecos hicieron un estudio y llegaron a la conclusión de que la gente que trabaja en un despacho está más contenta. Nórdicos y centroeuropeos tienen derecho por ley a un espacio de oficina con luz solar y cierta privacidad, que en el caso de Alemania está tabulada: 28 metros cuadrados de media. Pero en los países anglosajones el open space es cada vez más la norma. Y la alternativa es deprimente: los cubículos, una solución ‘yanqui’ a base de biombos que resulta barata, pero que crea un ambiente tristón.

Lo ultimísimo son las soluciones híbridas, como ha hecho la firma de servicios financieros Ernst & Young, que está completando la mudanza de 2500 profesionales a su nueva sede en la Torre Azca de Madrid. Entornos colaborativos y multidisciplinares,sin despachos y sin papel… Los trabajadores pueden trabajar en cualquier planta del edificio, porque la tecnología lo permite. Pero también disponen de ‘murallas chinas’, salas insonorizadas en todas las plantas para mantener reuniones confidenciales.

Directivos sin despacho

La otra ‘pata’ del open space es la organización. Empezando por la ‘desconferencia’, un formato de reunión en el que la agenda no está predefinida. La inventó el gurú Harrison Owen en los años ochenta.

Los asistentes proponen los temas. No se trata de ponencias ni de charlas magistrales, sino de coloquios. Y los asistentes pueden asumir tres roles: el de facilitador –conduce la sesión, empezando por un ‘mercadillo de ideas’–; el de ‘abeja’, que va de grupo en grupo ‘polinizando’ con sus aportaciones el trabajo de los diferentes equipos; y el de ‘mariposa’, que vuela a su aire y no interviene, pero que interactúa con los que se toman un descanso. La única ley es la de los dos pies. Cada cual es libre de moverse por donde quiera. Y el horario es muy millennial. «Empieza cuando se empieza y termina cuando se termina».

Si a un directivo con unos cuantos quinquenios de antigüedad ya le cuesta adaptarse al open space, cuando le mientan otras debilidades de los millennials, como las PechaKucha (presentaciones relámpago a la japonesa, que sustituyen a las somníferas sesiones de ‘diapos’ en PowerPoint) o las pizarras Kanban para la organización de los flujos de trabajo, la sensación íntima puede ser de obsolescencia inminente. Siempre quedará el recurso de dejarse crecer una buena barba, comprarse un Tesla para disminuir la huella de carbono o llevar un Apple Watch en la muñeca. El disfraz oficial de millennial, aunque haya terminado el carnaval.